Die Dokumentbibliothek ist ein Dashboard, das eine Verknüpfung zur Ordnerhierarchie des Dokumentspeichers im Arbeitsbereich bereit stellt.
Sie können die Dokumentbibliothek zum Verwalten von Dokumenten und Ordnern in der Dashboardsite verwenden. Außerdem dient die Dokumentbibliothek zum Suchen und Durchsuchen der Dokumentenordner des Arbeitsbereichs. Welche Ordner und Dokumente Sie anzeigen können, hängt von Ihrer Rolle ab. Es gibt folgende Berechtigungsstufen:
Leser in einem Ordner: Leser können ausschließlich veröffentlichte Dokumente anzeigen.
Autor in einem Ordner: Autoren können alle veröffentlichten und noch nicht veröffentlichten Dokumente anzeigen, neue Dokumente zum Ordner hinzufügen, eigene Ordner erstellen oder löschen sowie beliebige Dokumente bearbeiten und in der Dashboardsite veröffentlichen.
Genehmigende Person in einem Ordner: Genehmigende Personen können Ordner und Dokumente anzeigen, für die sie über die erforderlichen Zugriffsberechtigungen verfügen, und sie können die Dokumente überprüfen, genehmigen oder zurückweisen.
Koordinator in einem Ordner: Koordinatoren können alle Ordner und Dokumente anzeigen. Außerdem können sie einem Ordner neue Dokumente hinzufügen, beliebige Dokumente löschen, Ordner erstellen oder entfernen und die Dokumente verwalten.
Wenn Sie die Dokumente in einem bestimmten Ordner anzeigen möchten, klicken Sie auf das entsprechende Ordnersymbol. Zum Anzeigen eines Dokuments in Ihrem Webbrowser klicken Sie auf die Verknüpfung des Dokumentdateinamens.
Microsoft SharePoint Portal Server 2001 stellt zwei Arten von Ordnern zum Ablegen von Dokumenten zur Verfügung: Erweiterte Ordner und Standardordner. Sie können beide Ordnerarten jederzeit im Arbeitsbereich verwenden, und beide Arten können beliebige Kombinationen aus erweiterten und Standardordnern enthalten.
Ordner beiden Typs können beliebig durchsucht werden. Allerdings können die Ordner nur von Benutzern angezeigt werden, die mindestens über Leserberechtigungen verfügen.
Welche Ordner Sie in der Dokumentbibliothek anzeigen können, hängt von Ihrer Rolle ab. Sie erhalten nur Einblick in die Ordner, für die Ihnen die entsprechende Rolle zugewiesen wurde.
Erweiterte Ordner unterstützen die Dokumentverwaltungsfunktionen von SharePoint Portal Server, darunter die Profilerstellung für Dokumente, das Ein- und Auschecken, das Veröffentlichen, Genehmigungsvorgänge und den Dokumentversionsverlauf.
Standardordner unterstützen zwar die Profilerstellung für Dokumente; das Ein- und Auschecken, das Veröffentlichen, die Genehmigungsvorgänge und das Erstellen von Dokumentversionsverläufen werden jedoch nicht unterstützt.
Wenn Sie einen Unterordner erstellen, übernimmt dieser automatisch die Eigenschaften des übergeordneten Ordners. Somit werden unter einem erweiterten Ordner erstellte Unterordner auch als erweiterte Ordner definiert. Es ist jedoch möglich, die Ordnereigenschaften zu verändern und somit einen beliebigen neuen Ordner als Standardordner bzw. erweiterten Ordner zu erstellen.
Wichtig Wenn Sie einen neuen Unterordner erstellen, übernimmt dieser standardmäßig die Rollenzugehörigkeitseinstellungen von dem ihm übergeordneten Ordner.
Sie können festlegen, ob sich die Sicherheitseinstellungen (einschließlich der Rolleneinstellungen) des Unterordners mit denen des übergeordneten Ordners dynamisch ändern sollen. Wenn dies nicht geschehen soll, behalten die Unterordner ihre Sicherheitseinstellungen auch bei Änderungen an den Einstellungen des übergeordneten Ordners bei. Die Vererbungseinstellungen für Ordner können im übergeordneten Ordner vorgenommen werden.
Neue Ordner können nur als Unterordner vorhandener Dokumentordner bzw. als Ordner Portalinhalt im Arbeitsbereich erstellt werden. Der neue Ordner erbt die Eigenschaften, Einstellungen und Sicherheitsinformationen des übergeordneten Ordners.
Sie können die Eigenschaften des neuen Ordners nur ändern, wenn Sie über Koordinatorberechtigungen für den übergeordneten Ordner verfügen. Wenn Sie über Autorenberechtigungen verfügen, können Sie zwar Ordner erstellen und löschen, aber nicht deren Eigenschaften, Einstellungen oder Benutzergruppen ändern.
Klicken Sie in der Navigationsleiste der Dashboardsite auf Dokumentbibliothek.
2. Unter der Überschrift Dokumentbibliothek können Sie die in dieser Site verfügbaren Ordner und Dokumente einsehen.
Welche Ordner und Dokumente angezeigt werden, hängt von Ihrer Rolle ab. Sie erhalten nur Einblick in die Ordner und Dokumente, für die Ihnen die entsprechende Rolle zugewiesen wurde.
Klicken Sie auf den Ordner, dem Sie einen neuen Unterordner hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Unterordner hinzufügen.
Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Ordner ein, und klicken Sie dann auf Erstellen.
Beim Durchsuchen von Ordnern erhalten Sie einen allgemeinen Überblick über die im Arbeitsbereich zur Verfügung stehenden Informationen.
In der Dashboardsite können Benutzer mit den entsprechenden Rollen die Ordner des Dokumentspeichers auf dem Dashboard der Dokumentbibliothek durchsuchen. Welche Ordner Sie in der Dokumentbibliothek anzeigen können, hängt von Ihrer Rolle ab. Sie erhalten nur Einblick in die Ordner, für die Ihnen die entsprechende Rolle zugewiesen wurde.
Wenn Sie die Dateien in einem bestimmten Ordner anzeigen möchten, klicken Sie auf das entsprechende Ordnersymbol, um eine Liste der Dokumente anzuzeigen. Wenn Ihnen die Leserrolle für einen Ordner zugewiesen wurde, können Sie nur öffentliche Dokumente einsehen. Als Autor oder Koordinator für einen bestimmten Ordner können Sie dagegen alle Dokumente einschließlich der unveröffentlichten Entwürfe anzeigen.
Wenn Sie ein Dokument anzeigen möchten, klicken Sie auf die Verknüpfung des Dokumentdateinamens, um das Dokument in Ihrem Webbrowser zu öffnen.
Wenn Sie einen Unterordner erstellen, übernimmt dieser automatisch die Eigenschaften des übergeordneten Ordners. Wenn Sie einen Unterordner unter einem erweiterten Ordner erstellen, wird dieser folglich auch als erweiterter Ordner definiert. Es ist jedoch möglich, die Ordnereigenschaften zu verändern und somit einen neuen Ordner als Standardordner bzw. erweiterten Ordner zu erstellen.
Klicken Sie in der Navigationsleiste der Dashboardsite auf Dokumentbibliothek.
Unter der Überschrift Dokumentbibliothek können Sie die in dieser Site verfügbaren Ordner und Dokumente einsehen. Welche Ordner und Dokumente angezeigt werden, hängt von Ihrer Rolle ab.
Wenn Sie die in einem Ordner enthaltenen Dokumente anzeigen möchten, klicken Sie auf das Ordnersymbol. Klicken Sie auf ein Dokument, um es anzuzeigen, oder klicken Sie auf eine Unterordnerüberschrift, um mit der Suche fortzufahren.
Wenn der Ordner nicht die gewünschten Informationen enthält, klicken Sie im oberen Seitenbereich auf die Verknüpfung Dokumentbibliothek, um zur Seite Dokumentbibliothek zurückzukehren, und durchsuchen Sie eine neue Kategorie.
Die Dashboardsite stellt zum Auffinden von Dokumenten verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Ein einzelnes Dokument kann sich an mehreren Positionen in der Dashboardsite befinden. Beispiel:
Wenn ein Dokument in einem Ordner im Arbeitsbereich gespeichert ist, wird es in der Dokumentbibliothek aufgeführt.
Wenn dieses Dokument einer oder mehreren Kategorien zugeordnet wurde, wird es auch unter den entsprechenden Kategorien aufgeführt. Dokumente, die in Kategorien aufgeführt werden, können innerhalb und außerhalb des Arbeitsbereichs gesucht und gefunden werden. Wenn ein im Arbeitsbereich gespeichertes Dokument nicht kategorisiert ist, können Sie es möglicherweise dennoch in der Dokumentbibliothek einsehen, sofern Ihre Rolle dies zulässt.
Wenn Sie das Dokument abonniert haben, wird es auf der Seite Abonnements aufgelistet. Je nachdem, wie viele Dokumente Sie abonniert haben, kann es auch im Web Part Benachrichtigungen der Homepage aufgelistet sein.
Das Dokument kann auch in den Suchergebnissen angezeigt werden. Suchergebnisse enthalten Dokumente, die innerhalb und außerhalb des Arbeitsbereichs gefunden wurden. SharePoint Portal Server bezieht Dokumente, die sich außerhalb des Arbeitsbereichs befinden, in den Index mit ein, so dass bei Suchabfragen darauf zugegriffen werden kann.
Zusätzlich zur Anzeige des Dokuments können Sie seine Dokumenteigenschaften anzeigen, unabhängig davon, ob es sich innerhalb oder außerhalb des Arbeitsbereichs befindet.
Anmerkung Sie können nur Ordner und Dokumente anzeigen, für die Ihnen mindestens die Leserrolle zugewiesen wurde. In Kategorien und Suchergebnissen werden nur genehmigte Versionen von Dokumenten angezeigt.
Als Koordinator oder Autor für einen bestimmten Ordner können Sie ein Dokument zum Arbeitsbereich hinzufügen, wenn Sie sich in der Dashboardsite befinden. Wenden Sie hierzu den Befehl Dokument hinzufügen auf den Ordner an, zu dem Sie das Dokument hinzufügen möchten.
Wenn Sie einem erweiterten Ordner zum ersten Mal ein Dokument hinzufügen, müssen Sie das Dokument einchecken.
Tipp Wenn Sie den Lesern das Suchen und Anzeigen des Dokuments ermöglichen möchten, müssen Sie es veröffentlichen.
Dokumente, die Sie zu einem Standardordner hinzufügen möchten, brauchen weder eingecheckt noch explizit veröffentlicht zu werden. SharePoint Portal Server veröffentlicht Dokumente beim Hinzufügen zum Standardordner automatisch in der Dashboardsite. Das bedeutet, dass die zu einem Standardordner hinzugefügten Dokumente sofort für die Suche und Anzeige in der Dashboardsite zur Verfügung stehen.
Klicken Sie in der Navigationsleiste der Dashboardsite auf Dokumentbibliothek.
Unter der Überschrift Dokumentbibliothek können Sie die in dieser Site verfügbaren Ordner und Dokumente einsehen. Welche Ordner und Dokumente angezeigt werden, hängt von Ihrer Rolle ab.
Klicken Sie auf den Ordner bzw. Unterordner, zu dem Sie Dokumente hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Dokument hinzufügen.
Klicken Sie unter der Überschrift Dokumentdateiname auf Durchsuchen, um das Dokument auf Ihrem Computer zu suchen.
Markieren Sie das Dokument, und wählen Sie dann die Option Öffnen.
Wenn Sie das Dokument zu einem erweiterten Ordner hinzufügen möchten, stehen Ihnen die folgenden zwei Optionen zur Auswahl:
Wenn Sie das Dokument zum Ordner hinzufügen möchten, ohne es zu veröffentlichen, klicken Sie auf Dokument einchecken. Wenn Sie das Dokument einchecken, kann es von Autoren im Ordner angezeigt und bearbeitet werden. In Suchergebnissen und Kategorien erscheint das Dokument jedoch erst nach seiner Veröffentlichung.
Wenn Sie das Dokument nach dem Hinzufügen veröffentlichen möchten, klicken Sie auf Dokument veröffentlichen. Veröffentlichte Dokumente können durch die Leser sofort angezeigt werden, sofern der Koordinator keinen Genehmigungsvorgang für den Ordner konfiguriert hat, in dem das Dokument gespeichert ist. Wenn der Koordinator einen Genehmigungsvorgang konfiguriert hat, muss das Dokument genehmigt werden, bevor es für die Leser sichtbar wird.
Klicken Sie auf Fortsetzen.
Daraufhin wird das Profilformular angezeigt. Geben Sie alle notwendigen Informationen in das Dokumentprofil ein, und erläutern Sie in den Versionskommentaren kurz Ihre Änderungen.
Klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf Zurück, um die Seite Dokumentprüfung zu schließen.
Das neue Dokument wird von SharePoint Portal Server zu dem ausgewählten Ordner hinzugefügt. Wenn der Zielordner ein Standardordner ist, können Leser das Dokument umgehend in der Dashboardsite suchen und anzeigen.
Mit dem Befehl Umbenennen können Sie den Namen eines Dokuments ändern. Sofern Ihnen für einen Ordner die Koordinatorrolle zugewiesen wurde, können Sie mit diesem Befehl auch den Ordner umbenennen.
Wenn Sie ein Dokument umbenennen, werden Benutzer, die das Dokument unter dem ursprünglichen Namen abonniert hatten, zukünftig weder Benachrichtigungen zu diesem Dokument noch eine Information über die Namensänderung erhalten. Benutzer, die das Dokument unter dem neuen Namen abonnieren, erhalten die Abonnementsbenachrichtigungen ganz normal.
Beachten Sie beim Umbenennen von Dokumenten oder Ordnern die folgenden Punkte:
Wenn die betreffenden Dokumente in einem erweiterten Ordner abgelegt sind, müssen Sie sie einchecken, bevor sie umbenannt werden können.
Verbleibt das umbenannte Dokument in demselben erweiterten Ordner und wird nicht in einen anderen Ordner verschoben, behält es seinen Versionsverlauf bei. Wenn Sie das Dokument jedoch umbenennen und in einen anderen Ordner verschieben, verliert es seinen Versionsverlauf. SharePoint Portal Server betrachtet das umbenannte Dokument als ein neues.
Sie können kein Dokument umbenennen, das sich momentan im Genehmigungsvorgang befindet.
Klicken Sie in der Navigationsleiste der Dashboardsite auf Dokumentbibliothek.
Suchen Sie auf der Seite Dokumentbibliothek das zu bearbeitende Dokument.
Tipp Wenn das Dokument bereits veröffentlicht wurde, können Sie zum Suchen nach dem Dokument die Suchfunktion in der Dashboardsite verwenden. Klicken Sie in diesem Fall auf die Verknüpfung zu dem Ordner, der das Dokument enthält, und suchen Sie das Dokument.
Klicken Sie neben dem Titel des Dokuments auf die Verknüpfung Aktionen einblenden.
Die Seite Dokumentprüfung wird geöffnet.
Überprüfen Sie, ob das richtige Dokument ausgewählt wurde, und klicken Sie dann auf Umbenennen.
Geben Sie einen neuen Namen für das Dokument ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
Klicken Sie in der Navigationsleiste der Dashboardsite auf Dokumentbibliothek.
Unter der Überschrift Dokumentbibliothek können Sie die in dieser Site verfügbaren Ordner und Dokumente einsehen.
Welche Ordner und Dokumente angezeigt werden, hängt von Ihrer Rolle ab.
Öffnen Sie den Ordner, den Sie umbenennen möchten.
Klicken Sie im oberen Seitenbereich auf die Verknüpfung Umbenennen.
Geben Sie einen neuen Namen für den Ordner ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
Wenn Sie möchten, dass Dokumente oder Ordner nicht mehr im Arbeitsbereich oder in der Dashboardsite angezeigt werden oder nicht mehr gesucht oder bearbeitet werden können, können Sie sie mithilfe des Befehls Löschen entfernen.
Beim Löschen eines Dokuments aus einem Ordner wird das Dokument endgültig entfernt. Nur Autoren in dem jeweiligen Ordner oder Koordinatoren können ein Dokument löschen.
Beim Löschen eines Ordners wird der Ordner samt Inhalt endgültig entfernt. Nur Koordinatoren können jeden Ordner löschen. Benutzer mit Autorenberechtigungen können nur Ordner löschen, die Sie selbst erstellt haben. Autoren sind nicht berechtigt, von anderen Benutzern erstellte Ordner zu löschen.
Klicken Sie in der Navigationsleiste der Dashboardsite auf Dokumentbibliothek.
Suchen Sie auf der Seite Dokumentbibliothek das zu bearbeitende Dokument. Das Dokument kann in einer Liste in der Ansicht Dokumentbibliothek verfügbar sein oder sich in einem Unterordner befinden. Wenn sich das Dokument in einem Unterordner befindet, öffnen Sie diesen Ordner, um dessen Inhalt anzuzeigen.
Tipp Wenn das Dokument bereits veröffentlicht wurde, können Sie zum Suchen nach dem Dokument die Suchfunktion in der Dashboardsite verwenden. Klicken Sie in diesem Fall auf die Verknüpfung zu dem Ordner, der das Dokument enthält, und suchen Sie das Dokument.
Klicken Sie auf die Verknüpfung Aktionen einblenden für das Dokument.
Die Seite Dokumentprüfung wird geöffnet.
Überprüfen Sie, ob das richtige Dokument ausgewählt wurde, und klicken Sie dann auf Löschen.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie in der Navigationsleiste der Dashboardsite auf Dokumentbibliothek.
Unter der Überschrift Dokumentbibliothek können Sie die in dieser Site verfügbaren Ordner und Dokumente einsehen.
Anmerkung Welche Ordner und Dokumente angezeigt werden, hängt von Ihrer Rolle ab.
Öffnen Sie den Ordner, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie im oberen Seitenbereich auf die Verknüpfung Löschen und anschließend auf OK.
Mithilfe von Webdiskussionen können Sie ein beliebiges Dokument mit anderen Benutzern diskutieren. Für das Erstellen von und die Teilnahme an Diskussionen muss der Koordinator Ihnen die Leserrolle zuweisen. Der Zugriff auf die Webdiskussionen erfolgt über Ihren Browser oder die Microsoft Office 2000-Symbolleiste Onlinezusammenarbeit.
An browserbasierten Diskussionen können auch Benutzer teilnehmen, auf deren Computern weder Microsoft Internet Explorer 5, Office 2000 noch die SharePoint Portal Server-Clientkomponenten installiert sind.
Die Symbolleiste Onlinezusammenarbeit ermöglicht den Zugriff auf Diskussionen über Internet Explorer 5 und Office 2000-Anwendungen.
Webdiskussionen werden getrennt von den Dokumenten, auf die sie sich beziehen, gespeichert. Damit bleiben die Diskussionen im Arbeitsbereich erhalten, auch wenn Sie das betreffende Dokument löschen. Die Diskussionen müssen separat von einem Koordinator gelöscht werden. Für jedes Dokument verwaltet Microsoft SharePoint Portal Server 2001 nur eine Diskussion. Für in erweiterten Ordnern gespeicherte Dokumente gibt es ebenfalls nur eine Diskussion, auch wenn mehrere Versionen dieses Dokuments vorhanden sind. Verschiedene Versionen eines Dokuments können aufgrund des Ein- und Auscheckvorgangs existieren.
SharePoint Portal Server kann Diskussionsbeiträge als Suchergebnisse ausgeben, wenn der Koordinator auf der Arbeitsbereichsebene die Suchfunktion für Diskussionen aktiviert hat.
Anmerkung Der Zugriff auf Diskussionsbeiträge ist nicht gesichert. Die Diskussionselemente können deshalb auch für solche Benutzer sichtbar sein, die eigentlich keinen Zugriff auf das diskutierte Dokument haben. Deshalb ist die Suchfunktion für Diskussionen aus Sicherheitsgründen standardmäßig deaktiviert. Weitere Informationen zum Aktivieren der Suche nach Diskussionselementen finden Sie unter Konfigurieren von Diskussionen.
Suchen Sie in der Dashboardsite das zu diskutierende Dokument.
Klicken Sie unter dem Titel des Dokuments auf die Verknüpfung Diskutieren.
Anmerkung Wenn im Arbeitsbereich keine Diskussionen aktiviert sind, ist die Aktion zum Diskutieren möglicherweise nicht verfügbar. Andernfalls steht die Aktion zum Diskutieren mit Ausnahme von Ordnern für alle Objekte in der Dashboardsite zur Verfügung.
Das ausgewählte Dokument wird im Browser mit Diskussionsverknüpfungen geöffnet. Sie können nun Ihren Diskussionsbeitrag eingeben.
Öffnen Sie in Internet Explorer das zu diskutierende Dokument.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf der Symbolleiste von Internet Explorer 5 auf die Schaltfläche Diskussion.
Anmerkung Wenn Sie diese Funktion das erste Mal aktivieren, müssen Sie die Adresse eines Diskussionsservers angeben. Das ist der Name des SharePoint Portal Server-Computers, auf dem sich das zu diskutierende Dokument abgelegt ist.
Die vorhandenen Diskussionskommentare werden jetzt im Dokument angezeigt, und Sie können Ihre eigenen Kommentare dem Dokument hinzufügen. Diese sind ebenfalls im Dokument sichtbar.
©2001 Microsoft und/oder deren Lieferanten. Alle Rechte vorbehalten. Nutzungsbedingungen.